Persönliche Informationen 09/2024
Information zur Elektronischen Rechnung 2025
Die Bedeutung der rein elektronischen Übermittlung von Rechnungen nimmt im Zuge der Digitalisierung weiter zu. Rund 40 % der Unternehmen erstellen mittlerweile elektronische Rechnungen. Umsatzsteuerrechtlich gelten bis 2024 für elektronische Rechnungen grundsätzlich die gleichen Anforderungen, wie für Papierrechnungen. Ab 2025 werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Bei der Übermittlung und Archivierung sind Besonderheiten zu beachten.
Allgemeine Grundsätze
Eine Rechnung kann nicht nur auf Papier, sondern auch elektronisch übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger zustimmt. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form, sie kann stillschweigend erfolgen, etwa dadurch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren.
Als elektronische Rechnungen bezeichnet man solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Der Rechnungsaussteller ist frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er die Rechnung auf digitalem Weg übermittelt.
Wie bei einer Papierrechnung müssen auch bei einer elektronischen Rechnung, die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.
Einführung der Verpflichtung zur Erstellung einer elektronischen Rechnung ab 2025
In § 14 Abs. 1 UStG werden ab dem 1.1.2025 neue Begriffsdefinitionen verwendet:
Die E-Rechnung und die sonstigen Rechnungen.
Es gelten künftig nur noch strukturierte Datenformate als E-Rechnungen. Formate der E-Rechnung sind z. B. das ZUGFeRD-Format oder E-Rechnungen nach dem XStandard.
Als sonstige Rechnungen gelten nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG Papierrechnungen oder Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Hierzu zählt z. B. die Rechnung, die in einer PDF-Datei, in einem JPEG- oder TIF-Format versandt wird.
Unverändert bleibt nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG das Zustimmungserfordernis des Empfängers für die Übermittlung einer E-Rechnung oder sonstigen Rechnung in elektronischem Format. Davon ausgenommen sind die Fälle, in denen die E-Rechnung verpflichtend zu übermitteln ist. Hier ist die E-Rechnung nicht mehr an die aktive Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Das Zustimmungserfordernis gilt nur für die Ausstellung einer Rechnung. Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheiden sollte, muss der Rechnungsempfänger diese daher auch entgegennehmen.
Es gelten folgende abgestufte Übergangsregelungen:
Übergangsregelungen bis zum 31.12.2026
Für in dem Zeitraum vom 1.1.2025 bis 31.12.2026 ausgeführte Umsätze kann nach § 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG die Rechnung weiterhin in Papierform oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.
Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027
Im Zeitraum vom 1.1.2027 bis 31.12.2027 dürfen nach § 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG Unternehmen, deren Gesamtumsatz i. S. des § 19 Abs. 3 UStG im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 € betragen hat, die Rechnung weiterhin in Papierform oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format übermitteln.
Ab 1.1.2028 keine Übergangsregelungen
Ab dem Kalenderjahr 2028 gelten keine Übergangsregelungen mehr. Die Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung ist zwingend anzuwenden.
Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen auch elektronisch archiviert werden. Hierbei sind die GoBD zu beachten (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die Bedeutung der rein elektronischen Übermittlung von Rechnungen nimmt im Zuge der Digitalisierung weiter zu. Rund 40 % der Unternehmen erstellen mittlerweile elektronische Rechnungen. Umsatzsteuerrechtlich gelten bis 2024 für elektronische Rechnungen grundsätzlich die gleichen Anforderungen, wie für Papierrechnungen. Ab 2025 werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Bei der Übermittlung und Archivierung sind Besonderheiten zu beachten.
Allgemeine Grundsätze
Eine Rechnung kann nicht nur auf Papier, sondern auch elektronisch übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger zustimmt. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form, sie kann stillschweigend erfolgen, etwa dadurch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren.
Als elektronische Rechnungen bezeichnet man solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Der Rechnungsaussteller ist frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er die Rechnung auf digitalem Weg übermittelt.
Wie bei einer Papierrechnung müssen auch bei einer elektronischen Rechnung, die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.
Einführung der Verpflichtung zur Erstellung einer elektronischen Rechnung ab 2025
In § 14 Abs. 1 UStG werden ab dem 1.1.2025 neue Begriffsdefinitionen verwendet:
Die E-Rechnung und die sonstigen Rechnungen.
Es gelten künftig nur noch strukturierte Datenformate als E-Rechnungen. Formate der E-Rechnung sind z. B. das ZUGFeRD-Format oder E-Rechnungen nach dem XStandard.
Als sonstige Rechnungen gelten nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG Papierrechnungen oder Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Hierzu zählt z. B. die Rechnung, die in einer PDF-Datei, in einem JPEG- oder TIF-Format versandt wird.
Unverändert bleibt nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG das Zustimmungserfordernis des Empfängers für die Übermittlung einer E-Rechnung oder sonstigen Rechnung in elektronischem Format. Davon ausgenommen sind die Fälle, in denen die E-Rechnung verpflichtend zu übermitteln ist. Hier ist die E-Rechnung nicht mehr an die aktive Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Das Zustimmungserfordernis gilt nur für die Ausstellung einer Rechnung. Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheiden sollte, muss der Rechnungsempfänger diese daher auch entgegennehmen.
Es gelten folgende abgestufte Übergangsregelungen:
Übergangsregelungen bis zum 31.12.2026
Für in dem Zeitraum vom 1.1.2025 bis 31.12.2026 ausgeführte Umsätze kann nach § 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG die Rechnung weiterhin in Papierform oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.
Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027
Im Zeitraum vom 1.1.2027 bis 31.12.2027 dürfen nach § 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG Unternehmen, deren Gesamtumsatz i. S. des § 19 Abs. 3 UStG im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 € betragen hat, die Rechnung weiterhin in Papierform oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format übermitteln.
Ab 1.1.2028 keine Übergangsregelungen
Ab dem Kalenderjahr 2028 gelten keine Übergangsregelungen mehr. Die Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung ist zwingend anzuwenden.
Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen auch elektronisch archiviert werden. Hierbei sind die GoBD zu beachten (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).